CONSULENZA STRATEGICA PER LA GESTIONE DI UNA FASE AZIENDALE D’EMERGENZA
Il violento impatto della pandemia sta velocemente cambiando tutti gli aspetti della gestione delle imprese, sia quelle piccole artigiane che quelle più grandi e strutturate. È una sfida imprevedibile, improvvisa e di portata storica e va affrontata con un piano d’azione che abbia una visione complessiva dell’impresa.
Un piano che inizialmente ed inevitabilmente è indirizzato verso un’attività di difesa e contenimento dell’impatto ma che deve orientarsi nel breve termine ad approfondire le dinamiche e le esigenze di ripartenza graduale.
Un piano soggetto a rilevanti complessità, tra queste la maggiore è certamente quella di vivere un contesto in movimento, un contesto che non può dare certezza sui tempi e sui modi di riattivazione dell’attività d’impresa come la conosciamo ma che impone valutazioni e decisioni “day by day”, aggiornamento dopo aggiornamento.
Abbiamo pensato di rappresentare uno schema che vuole essere quadro riassuntivo delle valutazioni strategiche da approfondire; un quadro certamente non esaustivo ma che puo’ servire da stimolo per analizzare le specifiche situazioni della propria azienda e per gettare le basi di un modello organizzativo per la ripartenza.
Come Studio Associato Marelli e Brenna siamo e saremo impegnati quotidianamente a tradurre in operativo queste valutazioni aiutando i nostri clienti a definire le priorità operative e ad attivare scelte gestionali orientate alla stabilità e alla ripartenza.
DECISIONI URGENTI PER LA FASE DI DIFESA
▸ RIDUZIONE DEI COSTI
Nel periodo di fermo dell’attività produttiva e commerciale è indispensabile ricercare tutte le soluzioni per ridurre al minimo tutti i costi fissi dell’azienda e della struttura produttiva. Obiettivo di questa fase è procedere allo spegnimento integrale dei siti produttivi e commerciali per contenere al massimo ogni possibile costo giornaliero.
▸ AMMORTIZZATORI SOCIALI
Tra i costi maggiormente impattanti sulla struttura di costi fissi di un’azienda vi è il costo del personale dipendente: è assolutamente indispensabile attivare gli ammortizzatori sociali disponibili per le diverse tipologie di attività (CIG, FIS, FSBA, CID) al fine di ottenere il doppio beneficio di azzerare i costi azienda e di consentire ai propri dipendenti di ottere un’indennità minima riconosciuta dall’INPS.
▸ SMART-WORKING E MODELLI FLESSIBILI
È indispensabile durante questa fase di chiusura mantenere attive una serie di attività vitali e strategiche per l’azienda; si tratta di attività commerciali e di relazione con clienti e fornitori, di attività amministrativa per la gestione importantissima degli aspetti finanziari e di liquidità e per la gestione degli aspetti amministrativi/fiscali per fatturazione e pagamenti. Indispensabile quindi attivare un sistema organizzativo per il personale impegnato in tali attività nel modello smart-working (lavoro da casa) dotando la struttura di tutti i sistemi tecnologici e operativi indispensabili.
▸ CONTRATTI IN ESSERE
È necessario valutare tutti i contratti in essere: di approvvigionamento, commerciali, di locazione, di appalto e ogni altro contratto impegnativo per l’azienda. La valutazione deve pesare l’impatto di tali contratti sulla stabilità aziendale e i possibili effetti derivanti dalla fase d’emergenza portando a eventuali richieste di rimodulazione di tempi e di costi fino alla valutazione estrema di richiesta di sospensione o annullamento per eccessiva onerosità considerando anche l’applicazione di cause di forza maggiore derivanti dall’impatto dell’epidemia.
▸ GESTIONE DELLA FINANZA E DELLA LIQUIDITÀ
Tra i potenziali effetti di questo periodo d’emergenza per le imprese vi è il rischio di dover affrontare una fase di carenza di liquidità principalmente dovuta a:
- mancata attività dei mesi di marzo/aprile/maggio con conseguente mancata fatturazione, mancato incasso e mancato utilizzo di fidi di autocircolante e salvo buon fine;
- potenziale aumento della percentuale di insoluti sugli incassi previsti alle prossime scadenze.
Riteniamo indispensabile, come già ben illustrato nella nostra circolare informativa del 20 marzo scorso, che le imprese clienti effettuino una stima delle esigenze finanziarie di cassa per il periodo marzo-aprile-maggio tenendo conto delle problematiche attese e valutino l’esigenza di attivare:
- moratoria a 6 o meglio a 12 mesi dei mutui e finanziamenti in essere
- accensione di nuovi finanziamenti di liquidità per importi sufficienti a coprire le esigenze del periodo di emergenza.
Gli istituti bancari si sono attivati per proporre soluzioni finanziarie d’emergenza in questo anche sostenute da appositi sistemi di garanzia governativa; è annunciato proprio in questo senso un secondo Decreto Legge, che farà seguito a quello del 18 marzo, finalizzato a favorire la trasmissione di liquidità a favore delle imprese.
▸ CHIUSURA BILANCIO 2019
La richiesta di moratorie e nuovi finanziamenti impone ovviamente agli istituti bancari di aggiornare la propria conoscenza e valutazione dell’impresa richiedente: è indispensabile quindi procedere con la chiusura definitiva dei dati di bilancio 2019 e con la predisposizione dell’informativa necessaria. Lo Studio è in questa fase attivo in massima efficienza e in smart-working per dare tutta l’assistenza necessaria alle operazioni di redazione del bilancio.
SCELTE STRATEGICHE PER LA FASE DI RIPARTENZA
▸ SICUREZZA E SALUTE SUL LAVORO
La fase di ripartenza sarà certamente graduale e fortemente condizionata da un rigido sistema di monitoraggio della salute e del rischio contagio; sarà necessario, con ogni probabilità obbligatorio, attivare protocolli interni molto strutturati. Il consiglio è quello di rivolgersi con grande anticipo ai propri consulenti della sicurezza e al proprio medico del lavoro per valutare quali sono le procedure e gli strumenti da attivare in modo tale da essere pronti per il giorno della riapertura dei siti produttivi.
▸ FLESSIBILITÀ E VARIABILITÀ DEI COSTI PRODUTTIVI
Con ogni probabilità la ripartenza produttiva e commerciale non porterà in tempi brevi a raggiungere i volumi a regime conosciuti pre-crisi. La fase di ripartenza sarà graduale e condizionata certamente da periodi altalenanti. È indispensabile adottare una strategia volta alla flessibiltà e alla variabilità dei costi:
- sul fronte della gestione dei sistemi di approvvigionamento di materie e di servizi, stipulare/aggiornare i contratti con modalità che consentano di richiedere forniture e prestazioni in tempi brevi secondo necessità in linea con l’approccio JIT (Just in Time), una politica di gestione delle scorte tesa ad ottimizzare il ciclo produttivo, cercando di alleggerire al massimo le rimanenze di materie prime e di semilavorati necessari alla produzione;
- sul fronte della gestione del sito produttivo adottare sistemi che consentano di lavorare ad alto ritmo in periodi concentrati evitando di mantenere l’apertura continuativa e costosa di siti produttivi a produzione ridotta;
- sul fronte della gestione del personale dipendente definire un approccio volto per quanto possibile alla flessibilità del costo utilizzando soluzioni innovative e strumenti consentiti dalla normativa vigente:
- aperture parziali di siti produttivi con utilizzo di ammortizzatori sociali a compensazione
- accordi di solidarietà interna, ovvero accordi di riduzione delle ore di lavoro a tutto il personale mantenendo in forza l’intera occupazione fino al termine della crisi.
A titolo d’esempio, attivando giornate lavorative di 7 ore e non di 8 si otterrebbe una riduzione del 12,5% del costo del personale, con il contemporaneo beneficio di diminuire i tempi di apertura del sito produttivo, mantenendo in forza l’intera struttura produttiva pronta per il passaggio a 8 ore al momento della crescita dei volumi.
▸ PUNTO DI PAREGGIO E CONTROLLO DI GESTIONE
La gestione dell’impresa durante un periodo di crisi porta inevitabilmente ad approfondire alcuni temi che sarebbero estremamente utili anche in un periodo di buon andamento aziendale. La determinazione dei reali costi produttivi e dei reali margini di prodotto o di commessa è un’attività assolutamente strategica e di supporto alle scelte aziendali. Durante un periodo di crisi queste informazioni portano a definire con affidabilità il punto di pareggio aziendale ovvero l’ammontare di ricavi minimi necessari e il corretto target di prezzi per coprire tutti i costi produttivi; il punto di pareggio deve essere visto come il punto di caduta massimo al di sotto del quale l’attività aziendale genera perdite.
L’attivazione di un buon sistema di controllo di gestione interno diventa quindi uno strumento importante per la gestione della crisi e della fase di ripartenza.
▸ BUDGET E FINANZA
È fondamentale elaborare ipotesi di budget previsionali per la fase di ripartenza. Budget che necessariamente dovranno essere fondati su ipotesi in movimento e quindi predisposti con approccio dinamico. Budget che consentano di pianificare le esigenze di risorseproduttive (materie prime, servizi esterni, costo del personale) e la loro sostenibilità finanziaria. Il supporto di un sistema di controllo di gestione può essere un ottimo aiuto per la definizione corretta di un budget.
▸ OPERAZIONI STRAORDINARIE
Potrà essere opportuno valutare ipotesi di aggregazione aziendale, di aperture o chiusure di rami d’azienda, di riduzione o chiusura di siti produttivi, di accordi strutturati di filiera, di acquisizione di aziende sinergiche in crisi e fondamentali per la propria attività produttiva. La fase di ripartenza porterà certamente a valutazioni di questo genere come accaduto anche post crisi del 2008, e un corretto approfondimento di queste operazioni potrebbe rivelarsi una scelta strategica importante.
ll quadro esposto è certamente riassuntivo ma crediamo che possa aiutare i nostri clienti ad avviare l’approfondimento di alcune importanti tematiche. Lo Studio Associato Marelli e Brenna nei suoi settori di Consulenza del Lavoro e Gestione del Personale Dipendente e di Consulenza Strategica Contabilità e Bilancio e la nostra società di controllo di gestione BCM PROJECT SRL sono e saranno a disposizione per dare il massimo aiuto alle aziende clienti, per consentire loro ulteriori approfondimenti, per l’analisi specifica di ogni situazione aziendale e per attivare le soluzioni corrette.